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Ihre Herausforderung ist
unser Ansatz
automatisieren
digitalisieren
befähigen
2/ GO DIGITAL
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Prozessoptimierung
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Automatisierung
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mit Standardsoftware z.B. durch den Einsatz von Robotic Process Automation Tools
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durch die Entwicklung und Implementierung von Individualsoftware
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Projektreferenz
Werth & Werth Immobilien I Digitalisierung & Prozessautomatisierung
Entwicklung eines Hausverwaltungstools
für das Mietermanagement
Ausgangslage
Wie bei vielen anderen privaten Hausverwaltungsgesellschaften, wird auch bei Werth & Werth Immobilien noch sehr viel händisch gearbeitet.
Mahnungen und Abrechnungen werden individuell bzw. manuell erstellt und versandt. Das Management der 133 Mieteinheiten, verteilt auf 9 Häuser, nimmt somit wertvolle Zeit in Anspruch.
Challenge
W&W Immobilien steht vor der Aufgabe, den stetig wachsenden Ansprüchen ihrer Mieter gerecht zu werden: Rückfragen schnell beantworten, Mahnung und Rechnungen zeitnah versenden. Allerdings sind erhältliche Softwarelösung zu komplex; Prozesse sollen leicht bedienbar sein, und idealerweise 1:1 vom Händischen ins Digitale übersetzt werden
Woran wir bei [abd] glauben
Bei abitdigitals sind wir überzeugt davon, dass Digitalisierung sowie Prozessautomatisierung nur von Wert sind, wenn sie jeden einzelnen Mitarbeiter gezielt unterstützen und die tägliche Arbeit erleichtert. Daher unterstützen wir dabei, effiziente Geschäftsabläufe zu gestalten, lästige Routineaufgaben zu automatisieren und Unternehmensprozesse zu digitalisieren. Dabei verlieren wir den Aspekt Mensch in Digitalisierung nie aus dem Fokus und begleiten auch ganz gezielt bei der kulturellen Veränderung, die technische Neuerungen mit sich bringen.
Tools
/ Microsoft Access 2013 / Microsoft Excel / Visual Basic for Applications (VBA)
Lösung
Für Werth & Werth Immobilien haben wir ein Hausverwaltungstool entwickelt. Die Datenbanklösung hat eine intuitiv gestaltete Nutzeroberfläche, die Prozessabläufe wie das Mietermanagement, das Tracking der Mieteingänge und die Nebenkostenabrechnung einfach, digital und benutzerfreundlich ermöglicht. Die Lösung basiert auf Microsoft Access und hat eine Schnittstelle zum Bank-Feed. Außerdem haben wir Reporting und Data & Analytics Strukturen aufgesetzt und in das Tool integriert, die individuell auf die Bedürfnisse von Werth & Werth Immobilien zugeschnitten sind. So kann man beispielsweise aktuelle Mietrückstände pro Mieter, gegliedert nach Wohnhäusern, schnell einsehen und automatisch generierte Mahnungen an Mieter mit Rückständen versenden.
Außerdem ermöglicht das Tool eine Historie: Es kann nun digital und remote zu jedem Zeitpunkt auf die nötigen Informationen zu Mietern, Vormietern, Mietverträgen, Mietkonditionen, Zahlungen und Abrechnungen zugegriffen werden. Sämtliche Informationen von Konditionsänderungen über Mietminderungen bis hin zu getroffenen Sondervereinbarungen sind nicht mehr ausschließlich in den Köpfen einzelner Mitarbeiter gespeichert.
Das Team wurde zu der neuen Lösung geschult und konnte das individuell auf sie zugeschnittene Tool mit Leichtigkeit in Betrieb nehmen – vor allem, da sie die Prozessabläufe bereits in dieser Form auf Papier kennen und diese nun in ähnlicher Form digital und automatisch funktionieren.
Themenbereiche
#Digitalisierung #Teilautomatisierung #Prozessoptimierung #Datenmodel #Datenbank #ChangeManagement #Hausverwaltung #Nebenkostenabrechnung
Testimonial
"abitdigitals hat für uns ein Hausverwaltungstool für das Mietermanagement entwickelt.
Es ist leicht bedienbar und mit direkter Schnittstelle zu unserem Banking erspart es uns wertvolle Zeit."
Controlling Hausverwaltungsgesellschaft Werth & Werth Immobilien
Robert Sattler
Projektreferenz
ROLLETS Reha-Netzwerk I Prozessoptimierung und –automatisierung
Prozessautomatisierung und -optimierung
Testimonial
"Durch abitdigitals haben wir unsere gesamten operativen Prozesse digital umstrukturiert und teilautomatisiert."
Geschäftsführer ROLLETS Reha-Netzwerk
Thomas Hildenbrand
Ausgangslage
ROLLETS Reha-Netzwerk ist ein Seminarbetrieb für Pflegetechnologien, der seit 2010 deutschlandweit aktiv ist. Ziel ist es, durch Fachseminare die komplexen Themen der Hilfsmittelversorgung im Pflegebereich lebendig zu vermitteln. Aufgrund eines kleinen Teams stößt ROLLETS immer wieder an seine Grenzen, wenn es darum geht, das laufende Geschäft, die Kundenakquise und das Management der Bestandskunden unter einen Hut zu bekommen.
Challenge
Um wertvolle Zeit für das Hauptgeschäft, die gezielte Vermittlung von Pflegetechnologien zu gewinnen, steht ROLLETS vor der großen Herausforderung, seine Kundenakquise und Kundenmanagement Prozesse zu verschlanken sowie an passenden Stellen zu automatisieren. Langfristig sollen so die Kosten dadurch gesenkt und die Kundenbeziehungen verbessert werden.
Tools
/ Pipedrive / Microsoft Excel / VBA / CleverReach / Typeform
Lösung
Für ROLLETS Reha-Netzwerk haben wir Prozesse mittels eines individuell entwickelten Excel/VBA-Tools und einer bestehenden Marktlösung automatisiert und optimiert:
Kerngeschäft
Um das Tagesgeschäft, der Organisation und Durchführung von Seminaren und Schulungen zur Hilfsmittelversorgung, effektiver zu gestalten, haben wir ein Veranstaltungsmanagement-System konzipiert und implementiert. Dafür haben wir einen Veranstaltungs- und Einrichtungsdatenbanken sowie einen intuitiven Dateneingabe-Prozess gestaltet und eingeführt.
Kundenakquise
Die Optimierung der Kundenakquise erfolgte durch die Implementierung einer Cloud-basierten Vertriebslösung.
Kundenmanagement
Damit sich Teilnehmer stressfrei zum Seminar anmelden können, haben wir das Anmeldeformular via eines Online-Umfrage-Tools neugestaltet und pilotiert. Außerdem wurde der Kundenkontakt durch das Aufsetzen eines Mailing-Versand-Prozesses mittels eines Newsletter-Tools teilautomatisiert.
Change Management
Das Team hat die Einführung der neuen Prozesse stetig begleitet, wurde kontinuierlich geschult und findet sich somit in den neuen Prozessen erfolgreich zurecht.
Themenbereiche
#Teilautomatisierung #Prozessoptimierung #Digitalisierung #ChangeManagement #Datenbank #Sales #Kundenmanagement #Newsletter
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