Werth.Haus
Hausverwaltungsgesellschaft

Digitalisierung & Prozessautomatisierung

einer Hausverwaltungsgesellschaft

Ausgangslage

/   Werth.Haus verwaltet 133 Mieteinheiten

/   Es ist eine privat betriebene Hausverwaltung

Wie bei vielen anderen privaten Hausverwaltungs-gesellschaften, wird auch bei Werth.Haus noch sehr viel händisch gearbeitet.

Mahnungen und Abrechnungen werden individuell bzw. manuell erstellt und versandt. Das Management der 133 Mieteinheiten, verteilt auf 9 Häuser, nimmt somit wertvolle Zeit in Anspruch.

Challenge

/   Daten & Prozesse digitalisieren

/   Das Mietermanagement automatisieren

Werth.Haus steht vor der Aufgabe, den stetig wachsenden Ansprüchen ihrer Mieter gerecht zu werden: Rückfragen der Mieter schnell zu beantworten, Mahnung und Rechnungen zeitnah zu versenden. Die Informationen der Mieter müssen so von überall einsehbar sein. Allerdings sind erhältliche Softwarelösung zu komplex; Prozesse sollen leicht bedienbar sein, und idealerweise 1:1 vom Händischen ins Digitale und teilweise Automatische übersetzt werden.

Woran wir glauben

Bei abitdigitals sind wir überzeugt davon, dass Digitalisierung sowie Prozessautomatisierung nur von Wert sind, wenn sie jeden einzelnen Mitarbeiter gezielt unterstützen und die tägliche Arbeit erleichtert. Daher unterstützen wir dabei, effiziente Geschäftsabläufe zu gestalten, lästige Routineaufgaben zu automatisieren und Unternehmensprozesse zu digitalisieren. Dabei verlieren wir den Aspekt Mensch in Digitalisierung nie aus dem Fokus und begleiten auch ganz gezielt bei der kulturellen Veränderung, die technische Neuerungen mit sich bringen.

Tools

/   Microsoft Access 2013

/    Microsoft Excel

/    Visual Basic for Applications (VBA)

Lösung

Für Werth.Haus haben wir ein Hausverwaltungstool entwickelt. Die Datenbanklösung hat eine intuitiv gestaltete Nutzeroberfläche, die Prozessabläufe wie das Mietermanagment, das Tracking der Mieteingänge und die Nebenkostenabrechnung einfach, digital und benutzerfreundlich ermöglicht. Die Lösung basiert auf Microsoft Access und hat eine Schnittstelle zum Bank-Feed. Außerdem haben wir Reporting und Data & Analytics Strukturen aufgesetzt und in das Tool integriert, die individuell auf die Bedürfnisse von Werth.Haus zugeschnitten sind. So kann man beispielsweise aktuelle Mietrückstände pro Mieter, gegliedert nach Wohnhäusern,  schnell einsehen und automatisch generierte Mahnungen an Mieter mit Rückständen versenden.

Außerdem ermöglicht das Tool eine Historie: Es kann nun digital und remote zu jedem Zeitpunkt auf die nötigen Informationen zu Mietern, Vormietern, Mietverträgen, Mietkonditionen, Zahlungen und Abrechnungen zugegriffen werden. Sämtliche Informationen von Konditionsänderungen über Mietminderungen bis hin zu getroffenen Sondervereinbarungen sind nicht mehr ausschließlich in den Köpfen einzelner Mitarbeiter gespeichert. 

Das Team wurde zu der neuen Lösung geschult und konnte das individuell auf sie zugeschnittene Tool mit Leichtigkeit in Betrieb nehmen – vor allem, da sie die Prozessabläufe bereits in dieser Form auf Papier kennen und diese nun in ähnlicher Form digital und automatisch funktionieren.

Themenbereiche

#Digitalisierung #Teilautomatisierung  #Prozessoptimierung  #Datenmodel  #Datenbank #ChangeManagement #Hausverwaltung #Nebenkostenabrechnung

Testimonial

"abitdigitals hat für uns ein Programm zur Nebenkostenabrechnung entwickelt.

 

Es ist leicht bedienbar und mit direkter Schnittstelle zu unserem Banking erspart es uns wertvolle Zeit."

Robert Sattler

Controlling Hausverwaltungsgesellschaft Werth.Haus 

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